1. Общие положения
1. Архивный отдел управления делопроизводством Исполнительного комитета муниципального образования город Набережные Челны (далее – отдел) является структурным подразделением управления делопроизводством Исполнительного комитета муниципального образования город Набережные Челны (далее – управление делопроизводством).
2. Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан, Уставом муниципального образования город Набережные Челны, иными муниципальными правовыми актами города Набережные Челны (далее - муниципальные правовые акты), Положением об управлении делопроизводством, а также настоящим Положением.
3. В соответствии с Законом Республики Татарстан от 24.12.2007 №63-ЗРТ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела» отдел наделяется отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Татарстан и находящихся на территории муниципального образования город Набережные Челны.
4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления муниципального образования город Набережные Челны и Государственным Комитетом Республики Татарстан по архивному делу (далее - ГК РТ по архивному делу).
5. В своей деятельности отдел непосредственно подчиняется заместителю Руководителя Аппарата, начальнику управления делопроизводством (далее - заместитель Руководителя Аппарата).
2. Цели и основные задачи отдела
6. Целью деятельности отдела является осуществление управленческих функций по решению вопросов архивного дела в городе, хранения и учета документов Архивного фонда Республики Татарстан.
7. Основными задачами отдела являются:
1) комплектование, учет и обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории города и являющихся муниципальной собственностью, а также других архивных фондов и архивных документов, относящихся к государственной собственности, находящиеся на территории города;
2) использование архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан;
3) организация информационно-аналитического и методического обеспечения деятельности органов, входящих в структуру Исполнительного комитета;
4) информатизация архивного дела в городе, внедрение автоматизированных архивных технологий в деятельность муниципальных архивов.
3. Функции отдела
8. Основными функциями отдела являются:
1) осуществление хранения, комплектования и учета документов Архивного фонда Республики Татарстан, представление в ГК РТ по архивному делу по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондах; принятие мер по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
2) осуществление государственных полномочий Республики Татарстан по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории города;
3) разработка и представление на утверждение Руководителю Аппарата Исполнительного комитета по согласованию с ГК РТ по архивному делу списков организаций - источников комплектования отдела, документы которых подлежат передаче в отдел, ведение систематической работы по уточнению этих списков; отбор и осуществление приема документов на хранение;
4) осуществление организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе и по личному составу и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования отдела; ведение в установленном порядке государственного учета документов Архивного фонда Республики Татарстан, хранящихся в учреждениях- источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории города;
5) рассмотрение, представление на согласование и утверждение экспертно- проверочной и методической комиссии ГК РТ по архивному делу положений о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций, описей дел постоянного хранения, а также описей фотодокументов, описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел;
6) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;
7) использование документов в социально-экономических и культурно- просветительских целях, на выставках, в средствах массовой информации;
8) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
9) предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователю для работы в читальном зале муниципального архива;
10) предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов;
11) предоставление муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве;
12) предоставление муниципальной услуги по консультированию по вопросам местонахождения архивных документов;
13) предоставление государственной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по архивным фондам, отнесенным к государственной собственности и хранящимся в муниципальном архиве;
14) предоставление государственной услуги по выдаче архивных документов, отнесенных к государственной собственности и хранящихся в муниципальном архиве, пользователю для работы в читальном зале муниципального архива;
15) предоставление государственной услуги по оказанию юридическим лицам с государственной формой собственности методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве;
16) предоставление государственной услуги по консультированию по вопросам местонахождения архивных документов, отнесенных к государственной собственности;
17) рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, проведение приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
18) осуществление информационного взаимодействия отдела с отделением Пенсионного фонда РФ по РТ в электронной форме посредством программного комплекса VipNet;
19) изучение и обобщение практики деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, распространение их положительного опыта; проведение совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
20) ведение мероприятий по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников;
21) формирование архивной базы данных «Учёт фондов».
9. Отдел осуществляет иные функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан, муниципальными правовыми актами.
